Protocol privacybeleid van Christelijk Zangkoor Nijverdal

De nieuwe Algemene Verordening Gegevensbescherming vraagt per 25 mei 2018 van organisaties een aantal antwoorden die in het privacy-beleid moeten worden opgenomen.

Het doel van het bewaren van de persoonsgegevens (ledenbestand) is het naar behoren laten functioneren van de vereniging. Hierbij valt te denken aan het rondsturen van mededelingen, nieuwsbrieven en uitnodigingen, het innen van contributie en donaties, het bijhouden van jubilea en lief & leed, het bijhouden van statistieken en voor onderlinge communicatie tussen leden.

Het bestuur is verantwoordelijk voor de bescherming van persoonsgegevens. De volgende persoonsgegevens zijn in een bestand opgenomen en daar is een overzicht van:
Naam, adres, postcode, woonplaats, telefoonnummer(s), e-mailadres, ingangsdatum, lidmaatschap, huwelijksdatum en bankrekeningnummer t.b.v. automatische incasso van de contributie. Op de presentielijst van het koor komen alleen de namen van de leden voor.

In een veilig bestand bij de ledenadministratie en de penningmeester staat een ledenlijst met daarin de volgende informatie:
Naam, adres, postcode, woonplaats, telefoonnummer(s), e-mailadres, geboortedatum, ingangsdatum, lidmaatschap en pasfoto (z.g. Smoelenboek). Na plaatsing van een geactualiseerde versie wordt aan de leden gevraagd de juistheid te controleren.

Op de website zijn tevens foto’s geplaatst van koorleden en of hun partners die gemaakt zijn tijdens concerten, koorreizen, open dagen etc. ten dienste van een (foto)verslag van bedoelde evenementen. Het bestuur maakt geen gebruik van cookies of vergelijkbare technieken.

De namen van de bestuursleden zijn opgenomen in het bestand van de KCZB en het register van de Kamer van Koophandel. Tevens staat van de bestuursleden de naam, adres, telefoonnummer, e-mailadres en de rol die ze vervullen binnen het bestuur op de website van CZN.

Er worden geen bijzondere persoonsgegevens bewaard zoals godsdienst of levensovertuiging, ras, politieke gezindheid, gezondheid, seksuele leven, lidmaatschap van een vakvereniging of politieke partij, strafrechtelijke persoonsgegevens en persoonsgegevens over onrechtmatig of hinderlijk gedrag in verband met een opgelegd verbod naar aanleiding van dat gedrag, genetische en biometrische kenmerken. Onder deze laatste vallen vingerafdrukken, stem, handschrift, geometrie van de handomtrek en scans van netvlies, iris en gelaat. Er is geen wettelijke uitzonderingsregel van toepassing.

In de bevestigingsbrief op de aanmelding van het lidmaatschap wordt het lid geïnformeerd over hoe de adresgegevens worden bewaard en dat de gegevens niet aan derden zullen worden verstrekt. Dit is van toepassing op het moment dat vanaf heden voor nieuwe leden.

Aan aspirant-leden zal als voorwaarde worden gesteld, dat zij te hunner kennis gekomen gegevens niet mogen delen met derden. Het staat individuele leden vrij uitsluitend zichzelf als koorlid bij derden kenbaar te maken.

Ter bevestiging dat de leden kennis hebben genomen van dit privacybeleid wordt gevraagd dit te mailen naar de secretaris van het koor.

Rechten leden:

Leden hebben het recht op dataportabiliteit. Dit is het recht om de persoonsgegevens te ontvangen die een organisatie van hen heeft. Zij hebben het recht om hun persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen. Daarnaast hebben zij het recht om hun toestemming voor de gegevensverwerking in te trekken of bezwaar te maken tegen de verwerking van hun persoonsgegevens.

Verder kunnen de leden gebruik maken van het recht op vergetelheid. Indien men gebruik maakt van dit recht zullen alle persoonlijke gegevens direct worden verwijderd vanaf het moment dat deze rechtshalve niet meer nodig zijn.

U kunt een verzoek tot inzage, correctie, verwijdering of “vergeten” van uw persoonsgegevens of verzoek tot intrekking van uw toestemming of bezwaar op de verwerking van uw persoonsgegevens sturen naar de secretaris van het koor. Op aanvraag bij de ledenadministratie krijgt het lid inzage in de van hem geregistreerde gegevens. Hierbij zullen de gegevens van anderen onleesbaar worden gemaakt.

De adresgegevens worden bewaard op de computers van de ledenadministratie, secretaris en van de penningmeester. Bovengenoemde gegevens worden bewaard en opgeslagen zolang men (oud) lid is van het koor. De gegevens worden uit de bestanden verwijderd bij overlijden of op het momenten dat iemand aangeeft de gegevens verwijderd te willen hebben. Bij oud-leden worden deze gegevens gebruikt voor uitnodigingen van concerten of andere bijzondere gebeurtenissen.

De ledenadministratie maakt regelmatig een back-up van het gegevensbestand en zendt een kopie daarvan aan de penningmeester. De Pc’s en/of laptop van de bestuursleden is adequaat beschermd door betaalde Virus- en/of malware programma’s.

De ledenadministratie en de penningmeester hebben toegang tot de bestanden met de persoonsgegevens. De vicevoorzitter is de door het bestuur aangewezen functionaris voor het uitvoeren van de persoonsgegevens bescherming binnen de organisatie.

Er worden geen overeenkomsten afgesloten met derden die de persoonsgegevens willen benutten voor eigen gebruik.

Bij mogelijke datalekken zal de vicevoorzitter, zodra zij is geïnformeerd, de leden op de hoogte stellen van het datalek.

Vastgesteld te Nijverdal  in de bestuursvergadering van ../../….

Voorzitter/ Secretaris/ Penningmeester:
H. Maatman, H. Rodijk en F. Hogenkamp